- EĞİTİM TAKVİMİ
- 0 (212) 908 06 60–61
Küçük işletmelerin %80’i tahsilatlarını vaktinde yapamıyor. Bu durum bir işletmenin başına gelebilecek en riskli durumlardan biri. Çünkü ürün veya hizmetiniz için yaptığınız harcamalar sizin gider hanenizde yazıyor ancak gelirinizi nakde çeviremiyorsunuz. Firmanız kârda gözükse de nakit akışınız negatif oluyor. Bu da kısa vadede firmanızı sıkıntıya sokuyor ve borçlu duruma düşürüyor, uzun vadede ise şirketinizi iflasa sürüklemekle tehdit ediyor..
Kârlılığınız istediğiniz kadar yüksek, satış hacminiz dilediğiniz kadar büyük olsun; alacaklarınızı tahsil edemiyorsanız girişimcilik tarihinin karanlık sayfalarına gömülüp kalmanız işten bile değil.
Maalesef ülkemizde nakit akışı pek de önemsenen bir kavram değil. Genç girişimciler ve küçük işletmeler daha çok kârlılığa odaklanıyor. Ancak borçlarınızı ödeyebilmek için başkalarının kasasındaki parayı kullanmanız mümkün değil. Nakit akışınızı dengeleyemediğiniz takdirde borçlu duruma düşüp, icra ve hatta iflasa sürüklenebilirsiniz.
Öte yandan ülkemiz gibi kırılgan ekonomilerde, özellikle de kriz dönemlerinde ayakta kalmanın tek yolu nakit akışınızı pozitif tutabilmek. Bunu başarabilmenin tek yolu da tahsilat performansınızı yüksek tutmak.
Unutmayın, araştırmalar gösteriyor ki size borçlu olan bir kişi veya şirket, çoğu zaman başkalarına da borçlu durumdadır. Bu nedenle müşterinizle iletişime geçtiğinizde hedefiniz onun “öncelikle ödenecek borçlar” sıralamasında en üst sıraya yükselebilmek olmalı.
Tahsilatın gecikmesi durumunda müşterinize çok sert bir tavır göstermeniz onun ilişkiyi koparmaya niyetlenmesine, dolayısıyla tahsilatınızın tehlikeye girmesine neden olabilir.
İkna sürecinde müşterinize özel bir çözüm sunduğunuzu ve kendi koşullarınızı bunun için zorladığınızı düşünmesini sağlamanız, müşterinizin konuşmayı daha olumlu değerlendirmesini sağlayabilir. Çözüm önerileri sunarak müşterinize yaklaşmanız müşterinizin sözünü tutma ihtimalini yükseltir.
Ayrıca tahsilatın gecikme süresine göre konuşmanın tonunu ayarlamak da önemlidir.
İşte müşterilerden sıkça duymaya alışık olduğumuz birkaç bahane:
Aşağıdaki hatalardan kaçınarak kendinizden kaynaklanabilecek gecikmeleri engelleyebilirsiniz.
Yukarıdaki konulara ilerleyen bölümlerde daha ayrıntılı olarak değineceğiz.
Şirket içinde alacaklardan sorumlu bir kişi olmalıdır. Eğer satışçınız varsa, müşteriye yakınlığı nedeniyle, satışçınızı sorumlu tayin edebilirsiniz. Bunun dışında muhasebe veya ön muhasebe personeli, müşteri ile sürekli iletişim kurarak tahsilat sorununun çözümüne yardımcı olabilir.
Eğer firmanızda yeterli insan kaynağı yoksa tahsilatlarınızı kendiniz takip etmeyi de seçebilirsiniz. Önemli olan, sorumluluğun kimde olduğunun belirlenmiş olmasıdır.
Satış esnasında müşteriyi ikna edebilmek için çok çeşitli yöntemler kullanılabilir. Bu yöntemlerin içerisinde iskonto ile birlikte vadeyi hatta ödeme çeşidini değiştirmek bile olabilir. Bu konulardaki sınırı baştan belirleyin. Eğer satışı sizden başka bir personel gerçekleştiriyorsa bu sınırlar konusunda onları da bilgilendirin.
Büyük bir ekiple çalışıyorsanız; satış ekibine şirketin satış ve tahsilat koşulları ile ilgili eğitim verin. Satış ekibindeki eleman sirkülasyonuna göre bu eğitimleri sıklaştırabilirsiniz. Hatta bu eğitimi özet bir kitapçık haline getirebilirsiniz.
Sizin veya tahsilattan sorumlu personelin tahsilat için tüm müşterilerinize vakit ayırması zor olabilir. Alacakların yaşlandırma raporunu çıkararak önem sıralarını belirleyebilirsiniz. Bu raporda ilk önce yüksek tutarlı alacaklara, ardından süresini geçmiş alacaklara ekstra önem verin böylece alacaklarınızı yönetirken tahsil edeceğiniz tutarı arttırabileceğiniz önem sıralaması elde etmiş olursunuz.
Bu operasyonel verimliliğinizi artıracaktır. Böylece faturaların gönderilmesinde aksama riskinin önüne geçersiniz ve tahsilat takibiniz de kolaylaşır.
Alacak takibinin iyileşmesi için gelen ödemelerinizin kaydını düzenli olarak tutun. Aksi takdirde hâlihazırda ödemesini yapmış müşterilerinizi tekrar tekrar arayarak gereksiz zaman kaybı yaşarsınız. Tahsilatlardan sorumlu personelin, işinizin gerektirdiği sıklıkta tahsilatların kaydını tutmasını sağlayın.
Tahsilatlarınızı takip ediyorsunuz, gerekli durumlarda müşterinize hatırlatma araması da yapıyorsunuz. Ama hala müşteriniz ödemelerini geciktiriyor. Telefonla aramayı ihmal etmeyin. Hatta gerekli durumlarda müşterinizi yerinde ziyarete gidebilir; ödemenin gecikme durumuna uygun tonla müşterinize ödemesini hatırlatabilirsiniz.
Yine gerekli durumlarda telefon veya yüz yüze görüşmenizde, ödeme planını yeniden çıkararak, tahsilatınızın gerçekleşmeme riskini bertaraf edebilirsiniz.
Müşterinize ödeme için tanıyacağınız sınırları net biçimde belirleyin. Tahsilatınızın gecikmesi durumunda alacağınız aksiyonları planlayın.
Uzun süredir hizmet verdiğiniz bazı müşterilerin sürekli olarak ödemelerini geciktirmesi nedeniyle nakit akış problemi yaşayabilirsiniz. Bu müşterilerin portföyünüzde geniş bir yer kaplaması ve uzun bir geçmişe sahip olması nedeniyle daha sıkı yöntemlere başvurmanız da zorlaşabilir. Özellikle nakit sıkıntısı içerisindeyseniz ya da alacaklarınız çok biriktiyse erken ödeme iskontosu uygulayabilirsiniz.
İş yaptığınız firmalara çalıştığınız ödeme vadelerini bildirin. Örneğin, fatura kesiminden sonra en geç 10 gün içinde ödemenin yapılmasını bekliyorsanız, bunu fatura üzerinde ve yaptığınız sözleşmelerde mutlaka belirtin.
Fatura bazında takip yapıyorsunuz belki ama müşteri bazında analiz yapıyor musunuz? Sürekli tahsilatlarını geciktiren müşteri sizin için doğru müşteri mi? Bu konuda analiz yapan finansal uygulama kullanmanız şüphesiz şirketiniz için artı değer olacaktır.
Tahsilatları hızlandırmak için teşvik sistemleri kurun. Peşin ödeme yapan müşterilerinize avantajlar, katma değerli hizmetler sunun. Hatta küçük jestler yapmayı ihmal etmeyin.
Bir miktar ön ödeme sizi nakit akışınızda rahatlatırken, özellikle yeni müşterilerinizi tanıma aşamasında küçük bir güvence sağlayarak riskinizi düşürecektir.
Müşterinize neyi fatura ettiğinizin tam bir dökümü olmalı. Müşteriniz size ne için ödeme yapması gerektiğini ancak bu şekilde net bir biçimde anlayabilir. Birden fazla hizmet veya ürün sattığınız müşterinize tek satırlık bir fatura göndermeniz olması gerekenden fazlasını faturaladığınız yanılsamasını oluşturabilir.
Sadece fatura kalemlerinin tek tek belirtilmesi yeterli olmayabilir. Örneğin hizmet veren bir firmaysanız faturanızdaki her hizmet kalemi için açıklama yazmak müşterinizle daha kolay onaylaşmanızı sağlayabilir.
İşte bu önemli! Faturada “Son Ödeme Tarihi” belirtmek bazılarınıza kabalık gibi gözükebilir. Ancak tahsilatlarınızı zamanında gerçekleştirebilmeniz için bunu belirtmeniz kritik önem taşıyor. Aksi takdirde müşteriniz borcunu ne zaman kapaması gerektiği ile ilgili bilgi sahibi olamaz. Belki düzenli çalıştığınız müşterileriniz sizin tahsilat sürenizle ilgili bilgi sahibi olabilir veya bir ön sözleşmeyle bunu belirtiyor olabilirsiniz. Ancak yine de işiniz tamamlanıp para talep etme kısmına geçtiğinizde “Son Ödeme Tarihi”ni belirtmenizin size büyük yarar sağlayacağı kesin.
Ödeme ile ilgili kesin kurallarınızı yazacağınız bir alan oluşturun. Örneğin fatura kesiminden sonra en geç 10 gün içinde ödemenin yapılmasını bekliyorsanız, bunu fatura üzerinde belirtin. Gecikme olması durumunda nasıl bir yaptırım uygulayacağınızı fatura üstünde netleştirin. Örneğin “Son ödeme tarihinden sonra 10 günü aşan gecikmelerde % X faiz uygulanır.” gibi.
Düzenli müşterilerinizle açık hesap çalışıyor olabilirsiniz. Böyle durumlar için faturanızda bakiye bilgisini de bulundurun. Bu sayede müşteriniz bakiyesinin ne olduğunu bilir ve buna göre bir ödeme planı oluşturabilir.
Size ödeme yapmaya gönüllü müşterinizi banka bilgilerinize ulaşmaya çalışmakla oyalamak istemezsiniz değil mi? Faturanızda banka hesap bilgilerinizi mutlaka belirtin. Tahsilat sürenizi kendi elinizle uzatmayın.
Hangi yöntemlerle ödeme kabul ediyorsunuz? Nakit, çek, kredi kartı, bir buket çiçek? Müşterinize sunduğunuz ödeme yöntemlerini faturanızda belirtin. Eğer alternatif ödeme yöntemleri sunabiliyorsanız nakde sıkışmış müşterileriniz bu sayede ödemesini gerçekleştirebilir.
Malum para duygusal bir konu, bu nedenle birilerinden para isteyeceğiniz zaman kibar olmakta yarar var. Müşterileriniz size çaba, emek, zaman sarf ederek kazandıkları para ile ödeme yapıyorlar. Faturanıza “Bizimle çalışmayı tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.” ya da “Sizinle çalışmak bizim için büyük mutluluk.” gibi şirketinizin iyi niyetini ifade edebilecek bir not düşebilirsiniz.
Faturada en çok önem arz eden alanlar: Kimden geldiği, tutarın ne olduğu ve ne zaman ödenmesi gerektiği. Bunun dışındaki alanlar önemli olsa da faturanıza bakıldığında bu üç bilginin öne çıkması gerekir. Diğer bilgiler ikincil derecede önemli sayılabilir. Faturanızı tasarlarken bu alanların diğerlerine göre daha dikkat çekici olmasına özen gösterin.
Tahsilatların gecikmesinde sıkça görülen nedenlerden biri faturalardaki bilgilerin yanlış olması veya fatura kalemlerine dair yaşanabilecek mutabakat sorunlarıdır.
Faturanızı kesip gönderdikten sonra örneğin müşterinizin adresi değiştiği için veya yanlış vergi dairesi yazdığınız için faturanız geri dönebilir. Bu gibi durumlarda faturanın kesilmesi, gönderilmesi, geri dönmesi nedeniyle uzun bir zaman kaybı yaşarsınız. Üstüne üstlük bir de belirli zamanlarda ödeme çıkaran bir firma ile çalışıyorsanız, bu süre de gecikme sürenize eklenir.
Faturanızı kesmeden önce müşterinizle e-posta ile paylaşarak olası hata ve anlaşmazlıkları tespit edebilir, gerekli düzenlemeleri yapabilirsiniz.
“Hangi müşteriniz ödemelerini ne kadar geciktiriyor?”, “Tahsilatlarınızın ortalama gecikme süresi nedir?”, “Tahsilat günü belirtilmemiş açık faturalarınız hangileri?” gibi sorularınızın cevaplarına tahsilat raporlarıyla ulaşabilirsiniz.
Tahsilat raporlarını takip ederek kendinize bir aksiyon planı çizebilirsiniz. Örneğin, gerekli gördüğünüz durumlarda tahsilatlarını sürekli geciktiren müşterilerinizle çalışmama kararı almak veya düzenli ödeme yapan müşterilerinize indirim veya benzeri jestler yapmak gibi.
Şüphesiz ki geciken tahsilatların en önemli nedenlerinden biri müşterinizin nakde sıkışmış olmasıdır. Böyle durumlar için kredi kartı ile internet üzerinden tahsilat yapabiliyor olmanız belki de tek etkili çözümdür. Bu seçeneği müşterinize sunarak hem kendi tahsilatınızı garantiler hem de müşterinizin memnun kalacağı bir hizmet sunmuş olursunuz.
Bir iş fikri bulmak, onu hayata geçirmek, ilk satışı gerçekleştirmek ticaret hayatında atılması gereken ilk adımlar. Ancak girişimci için iş fikrini hayata geçirdikten sonra yepyeni ve zorlu bir mücadele daha başlıyor, hayatta kalabilmek ve büyümek. Bu süreçte karşılaşılabilecek sorunlar içinde “alacakların tahsil edilmesi” en önemli başlıklardan biri. Çünkü nakit akışı her işletmenin temel yaşam unsuru.
Bu yazımızda alacaklarınızı vaktinde tahsil ederek nakit akışınızı pozitif tutmanızı sağlayacak yöntem ve tüyolarla size ve girişiminize katkıda bulunmaya çalıştık.
Her türlü sorunuz için bize destek@ifasturk.com adresinden ulaşabilirsiniz.
Şirketlere iş hukuku ve sosyal güvenlik hukuk danışmanlığı olarak müşterilerine ihtiyaçları doğrultusunda geniş yelpazede hizmetler sunan bir danışmanlık şirketidir.
Copyright © 2015 IFASTURK Mali Müşavirlik ve Denetim. Tüm Hakları Saklıdır.
