ÖZLÜK DOSYASI NEDİR ?
Şirketler işe aldıkları personelden birkaç adet doküman isterler. Bu dokümanlar işletmeden işletmeye değişebilir. İşe yeni başlayan personelden edinilen bu dokümanlar, personel ile alakalı çeşitli bilgileri kapsamaktadır. Personel işletmede çalışmaya devam ettikçe bu dokümanlar güncellenerek arşivlenmektedirler. Arşivlenen bu dokümanlara özlük dosyası adı verilir.
Bu dosyayı oluşturup arşivlemek genellikle insan kaynakları departmanlarının görevidir. Bu görev sorumluluk gerektirmektedir. Dokümanların tedarik edilip kaydedilmesi ve arşivlenmesi vakit ve emek ister. 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’e göre bu işlem zorunludur ve gerektiğinde yetkililere gösterilmesi mecburidir. Çalıştırılan personel için tüm belgeleri hukuki şekilde bulundurmak personelin çıkarları için de gereklidir.
Özlük dosyası neden önemlidir ?
Çalışanın, çalıştığı müddetçe ıslak imzalı olarak toplanan dokümanlarının bir arada bulunması o şirkette o çalışanın istihdam edildiğinin belgesidir. Çalışma süresi boyunca işveren işçi ilişkisinin de sağlıklı ilerlemesi için bu kayıtlar pozitiflik katar. Herhangi bir anlaşmazlık halinde özlük dosyasında bulunan dokümanlar ortaya çıkarılabilir. İşveren ile işçinin iddiaları için gerektiğinde kanıt niteliği de taşımaktadır. dokümanların güncel olması ve asıllarının şirket arşivinde bulunması gereklidir. Özlük dosyası bulunmayan personel için idari para cezası gelebilir.
Özlük dosyası nasıl oluşturulur ?
Firmalar, özlük dosyasıyla ilgili tüm kırtasiyelik malzemeleri rahatlıkla tedarik edebilir. Bu dosyanın hazırlanıp arşivlenmesi için kanunen belirli bir format yoktur. İşveren personele ait dokümanları istediği gibi arşivleyebilir. Buradaki önemli husus, bu dosyanın kanunlara uygun şekilde muhafaza edilip yetkisiz kişilerle bu dokümanların paylaşılmamasıdır. Günümüzde artık özlük dosyaları dijital ortamda da saklanabilmektedir. Denetim esnasında asıllarını ıslak imzalı şekilde sunulmak kaydıyla dijital ortamda bu belgeler tutulabilir. Ani bir ihtiyaç halinde ortaya rahatlıkla çıkarılabilecek şekilde arşivlenmesi işverenin lehine bir durumdur.
Özlük dosyası içerisinde neler bulumalıdır ?
Özlük dosyası sadece işe girişte toplanan belgelerden ibaret değildir. Personel o iş yerinde çalışmayı sürdürdüğü süre zarfında ceza, rapor, izin belgesi gibi birçok formun tutulması gerekmektedir. İleride oluşacak herhangi bir anlaşmazlık durumunda bu belgeler ortaya kolayca çıkarılabilmelidir. Bu belgeler sürekli güncel tutulmalıdır. İşletmeden işletmeye göre değişen bu belgeler genel olarak aşağıdaki gibidir:
- Personelin nüfus cüzdanı fotokopisi
- Personelin ikametgah belgesi
- Personelin gerekli eğitim belgeleri, mezuniyet ve diploma fotokopileri
- Halk arasında sabıka kaydı olarak bilinen adli sicil kaydı
- Genellikle vesikalık olarak istenen, sayısı değişiklik gösteren fotoğraf
- Personelin nüfus kaydı
- Erkek personeller için askerlik durum belgesi
- İşletmenin çalışma şartlarına göre kapsayıcılığı değişen sağlık raporu
- İşveren ile personel arasında imzalanan iş veya hizmet sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
Bütün bunlara ve daha fazlasına Web Sayfamızdaki Pratik Bilgiler / Sık Sorulan Sorular Sekmesindeki "Personel İşe Başlamadan Önce Yapılması Gereken İşlemler Ve Tutanak Örnekler" altındaki bölümden ilgili dokümanlara ulaşabilirsiniz
Yazıda belirttiğimiz gibi bu belgeler firmanın, yapılan işin niteliğine göre değişmektedir. Özlük dosyalarında bulunacak belgelerin hazırlanması, kaydının tutulması ve ne kadar sürede hangi belgenin güncellenmesi gibi konularda IFASTURK’ten detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Yorumlar